Bei der GmbH-Gründung sind die wirtschaftlich Berechtigten insgesamt zweimal zum Transparenzregister und einmal zum Handelsregister anzumelden. Auch die unterlassene Anmeldung der Gesellschafter einer Vor-GmbH zum Transparenzregister kann mit Bußgeld geahndet werden.
Das Transparenzregister besteht in Deutschland seit dem Jahr 2017. Grundsätzlich dient das Register der Offenlegung der natürlichen Person, welche hinter einer Vereinigung steht und allein oder mit anderen eine wesentliche Kontrolle über diese ausübt, § 3 Geldwäschegesetz (GWG). Als Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft und damit einer transparenzpflichtigen Rechtseinheit sind GmbH-Gesellschafter dem Transparenzregister eigenverantwortlich mitzuteilen – im Rahmen einer GmbH-Gründung sogar gleich zweimal. Hinzu kommt parallel die Meldung zum Handelsregister.
Zum besseren Verständnis der Problematik werden nochmals die Phasen der GmbH-Gründung dargestellt.
1. GmbH Gründung
Die GmbH ist erst nach mehreren Schritten endgültig als juristische Person gegründet. Diese Phasen wirken sich auch auf das Transparenzregister aus: In der Vorgründungsphase (1) einigen sich die zukünftigen Gesellschafter über eine Gründung und die Gestaltung des Gesellschaftsvertrages (Satzung) für die künftige Gesellschaft; sie bereiten den notwendigen Notartermin vor. Mit der notariellen Beurkundung der Gründungsversammlung und Satzungsfeststellung entsteht eine Vorgesellschaft (2). Bis zur Eintragung in das Handelsregister besteht eine sog. Vor-GmbH, eine Gesellschaft eigener Art. Die Vor-GmbH hat bereits eigene Rechte und Pflichten, teilweise aus der Satzung und dem GmbHG; sie ist rechtsfähig, aber noch keine juristische Person. Im Geschäftsverkehr tritt die Vor-GmbH unter ihrer Firma aus der Satzung auf, mit dem Zusatz „i.G.“ – in Gründung. Mit der Eintragung in das Handelsregister (3) entsteht die GmbH „als solche“ (§ 11 GmbHG), sie ist juristische Person.
2. Transparenzregister
Das Transparenzregister soll – wie angesprochen – die natürlichen Personen, welche hinter einer transparenzpflichtigen Vereinigung stehen, offen zeigen. Relevant sind dabei die allgemeinen Grundsätze des wirtschaftlich Berechtigten gemäß § 3 GWG. Wirtschaftlich berechtigt ist sinngemäß jener, welchem die Vereinigung (wesentlich) gehört oder wer Einfluss auf die Vereinigungen ausüben kann. Letzteres ist meist dann der Fall, wenn eine natürliche Person mehr als 25 % der Anteile auf sich vereinigt oder mindestens 25 % der Stimmrechte kontrolliert. Damit sind in der Regel die Gesellschafter einer GmbH im Sinne des § 19 Abs. 1 GWG – unter den obengenannten Voraussetzungen – dem Transparenzregister eigenverantwortlich mitzuteilen. Diese Pflicht entfiel bisher nur dann, wenn sich die Angaben zum Berechtigten aus anderen Registern ergaben und über die gesetzliche Mitteilungsfiktion dem Transparenzregister gemeldet wurden. Durch die Novellierung des Transparenzregisters (siehe Newsbeitrag vom 5. August 2021 „Reform des Transparenzregisters“) ist nunmehr eine eigenständige Meldung vorzunehmen. Die Gesellschafter müssen sich zum Handelsregister und dem Transparenzregister (zweimal) separat anmelden. Dabei ist auch zu beachten, dass das Transparenzregister etwa Vor- und Nachname, Anschrift, Wohnort und Staatsangehörigkeit der wirtschaftlich Berechtigten abfragt, während das Handelsregister diese Angaben nur auf freiwilliger Basis führt.
3. Zweimalige Meldepflicht: Vor-GmbH und GmbH
Die Vor-GmbH wird nicht in das Handelsregister eingetragen und stellt eine Gesellschaft eigener Art dar. Daher sind die Gesellschafter/wirtschaftlich Berechtigten der Vor-GmbH direkt und nur dem Transparenzregister zu melden. Eine spätere Eintragung in das Handelsregister bzw. Transparenzregister heilt eine eventuelle Versäumnis nicht. Dies liegt daran, dass die Gesellschafter nach der Registereintragung nicht mehr identisch mit den Gesellschaftern der Vor-GmbH sein müssen. Ebenso führt die Vor-GmbH durch den Zusatz „i.G.“ eine andere Firma als die eingetragene GmbH; aus Sicht des Transparenzregisters liegen daher mit der Vor-GmbH (GmbH i.G.) und der GmbH als juristischer Person zwei unterschiedliche Vereinigungen vor, die jeweils meldepflichtig sind. Dies gilt umso mehr, da durch die Novellierung des Transparenzregisters nunmehr auch für die GmbH eine zusätzliche und separate Meldung zum Transparenzregister erforderlich wird.
Nach Eintragung der GmbH in das Handelsregister muss eine erneute Mitteilung der Angaben zu den wirtschaftlichen Berechtigten (Gesellschaftern) an die registerführende Stelle vorgenommen werden. Durch die Novellierung kann auf die Registereintragung bzw. auf die Mitteilungsfiktion nicht mehr abgestellt werden.
4. Praxistipp
Es ist zunächst trennscharf zwischen der Vor-GmbH und der GmbH zu unterscheiden. Sodann ist darauf zu achten, dass insgesamt drei Meldungen – in den unterschiedlichen Errichtungsstadien – vollzogen werden müssen. Zuerst erfolgt die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten der Vor-GmbH an das Transparenzregister. Bei Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister sind die Gesellschafter an das Handelsregister zu melden. Abschließend sind nach der Eintragung in das Handelsregister die wirtschaftlich Berechtigten der GmbH an das Transparenzregister zu melden.
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