Ab dem 1. Januar 2025 stellt die Finanzverwaltung die technischen Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung, um die nach § 146a Abs. 4 AO geforderten Daten an das Finanzamt zu übermitteln. Elektronische Kassensysteme im Sinne des § 1 Abs. 1 KassenSichV, die vor dem 1. Juli 2025 erworben wurden, müssen dabei bis spätestens 31. Juli 2025 dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem Finanzamt mitzuteilen. Die Mitteilungspflicht greift auch für gemietete oder geleaste Kassensysteme. Für die Berechnung der Monatsfrist ist dabei auf den Beginn des jeweiligen Vertrages abzustellen.

Neben der Anschaffung ist dem Finanzamt auch die Außerbetriebnahme eines solchen Kassensystems zu melden. Sofern die Kasse vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen werden, ist eine Abmeldung nur erforderlich, wenn diese Kasse zuvor dem Finanzamt gemeldet wurde.

Zu beachten ist, dass bei jeder Mitteilung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Meldung zu übermitteln sind.

Vor diesem Hintergrund sollten sich Unternehmer eine Übersicht über alle in ihren Betriebsstätten eingesetzten Systeme verschaffen und die von der Finanzverwaltung geforderten Daten (Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art, Anzahl, Seriennummer und Anschaffungsdatum der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme) zusammenstellen und einen Prozess implementieren, dass etwaige Änderungen (Neuanschaffungen, Außerbetriebnahme) stets fristgerecht innerhalb der ab Juli 2025 geltenden Monatsfrist gemeldet werden können.

Neben elektronischen Kassensystemen betrifft die Mitteilungspflicht auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.