Hintergrund

Durch das Wachstumschancengesetz ist ab dem 1. Januar 2025 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern eine E-Rechnung auszustellen. In diesem Zusammenhang hat das BMF bereits mit Schreiben vom 15. Oktober 2024 umfangreiche Erläuterungen zu der Einführung der E-Rechnung vorgenommen (vgl. auch die eureos-News vom 6. Dezember 2024).

Nunmehr hat das BMF den Entwurf eines weiteren Schreibens am 25. Juni 2025 veröffentlicht und zur Stellungnahme an die Verbände geschickt. Aus dem Entwurf ergeben sich Anpassungen und Ergänzungen zu dem bestehenden BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Zudem wird der Umsatzsteuer-Anwendungserlass auf Basis der Regelungen für die E-Rechnung angepasst.

Die wesentlichen Änderungen und Ergänzungen durch den aktuellen Entwurf des BMF haben wir im Folgenden zusammengefasst:

• Dateien, die aufgrund von Formatfehlern nicht den Anforderungen an das strukturierte Format einer E-Rechnung entsprechen, gelten als sonstige Rechnungen und werden somit nicht als elektronische Rechnung angesehen (Rn. 7-E neu). Zumindest während der Übergangsfristen bis 2026 bzw. 2027 (vgl. § 27 Abs. 38 UStG) führt dies jedoch unter den übrigen umsatzsteuerlichen Voraussetzungen nicht automatisch zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs.
• Die Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen gilt nicht für Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden (Rn. 17-E neu).
• Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern können ohne Zustimmung des Abrechnungsempfängers als E-Rechnung ausgestellt werden, soweit gesetzlich die Abrechnung mit einer E-Rechnung vorgesehen ist (Rn. 22-E neu).
• Ob ein elektronisches Rechnungsformat die Anforderungen an die Normenreihe EN 16931 (zulässiges Format) erfüllt, kann z. B. durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden (Rn. 24-E neu). Was hierunter zu verstehen ist, erläutert der Entwurf jedoch nicht.
• Inhaltliche Fehler (festgestellt z. B. als kritischer Fehler – „critical Error“– im Rahmen einer Validierung) führen dazu, dass eine E-Rechnung vorliegt, die jedoch nicht ordnungsmäßig ist. Auch ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht (Rn. 35-E neu).
• Ergänzend nimmt die Finanzverwaltung zu einem in der Baubranche häufig vorkommenden Sachverhalt Stellung: Mindert sich nach Rechnungsausstellung die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG aufgrund von Unstimmigkeiten über die Höhe des abgerechneten Entgelts (z. B. Mängelrügen hinsichtlich der Bauausführung), ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich. Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaßänderungen) stellen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher eine Rechnungsberichtigung hinsichtlich der Leistungsbeschreibung (Rn. 51a-E neu).
• Der Unternehmer muss ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei der Aufbewahrung von E-Rechnungen gilt jedoch, dass eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems für umsatzsteuerliche Zwecke keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG oder die Anforderungen an die Unversehrtheit nach § 14 Abs. 3 UStG darstellt. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert, lesbar und in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Es ist aber zu beachten, dass die GoBD-konforme Archivierung für andere steuerliche oder abgabenrechtliche Zwecke weiterhin verpflichtend bleibt.

Praxishinweise

Auch wenn das BMF-Schreiben vom 25.06.2025 noch ein Entwurf ist, sind die Grundlinien klar:

• Die strukturierte E-Rechnung wird verpflichtend.
• Die technische Umsetzung ist komplexer als nur ein PDF-Versand.
• Fehlerhafte Rechnungen können steuerliche Nachteile mit sich bringen.

Empfehlung: Starten Sie jetzt mit der Umsetzung – ein gestaffelter Rollout minimiert Risiken.