1. Grundsatz: Verfall von Urlaub zum Jahresende 

Urlaubsansprüche aus dem laufenden Jahr verfallen mit Ablauf des 31. Dezember, es sei denn, dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe (z. B. Krankheit) rechtfertigen eine Übertragung in das nächste Jahr. Dann verfällt der Urlaub jedenfalls zum 31. März, wenn er bis dahin nicht genommen wird.

Diese Erkenntnis ergibt sich unmittelbar aus dem Gesetz (§ 7 Abs. 3 BurlG) und dürfte den meisten Arbeitgebern bekannt sein – ist aber nur die halbe Wahrheit.

2. Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers

Immer noch zu wenig bekannt ist die Obliegenheit des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer zur Inanspruchnahme seines Urlaubs aufzufordern und rechtzeitig auf den drohenden Urlaubsverfall hinzuweisen.

Dies sollten Arbeitgeber seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 als geltende Rechtslage berücksichtigen. Die Entscheidung geht auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes zurück, wonach der Arbeitgeber „konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen“ muss, „dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt“.

Auch wenn hier keine gesetzliche Pflicht besteht – die Rspr. spricht „nur“ von einer Obliegenheit – können die Konsequenzen erheblich sein:  Unterlässt der Arbeitgeber diese Hinweise, bleiben dem Arbeitnehmer die Urlaubstage erhalten und verfallen weder zum Jahresende noch mit Ablauf des Übertragungszeitraums zum 31. März des Folgejahres. Sie treten im Folgejahr neben den „normalen“ Urlaubsanspruch.

Nimmt der Arbeitnehmer trotz entsprechenden Hinweises des Arbeitgebers seinen bezahlten Jahresurlaub nicht in Anspruch, obwohl er hierzu in der Lage war, verfällt der Urlaub innerhalb der bekannten Fristen.

3. Was gilt bei langzeiterkrankten Arbeitnehmern?

Für den Fall, dass der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr aus gesundheitlichen Gründen an seiner Arbeitsleistung gehindert war, erlöschen die gesetzlichen Urlaubsansprüche bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit erst 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres – also erst mit dem 31. März des übernächsten Jahres. Dies ist seit einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 22. November 2011 ständige Rechtsprechung.

Das BAG hatte am 07. Juli 2020 darüber zu entschieden, ob die 15-Monats-Verfallfrist auch bei unterlassener Mitwirkung des Arbeitgebers im Urlaubsjahr gilt. Hierbei ist wie folgt zu differenzieren:

Hätte der arbeitgeberseitige Hinweis etwas an der fehlenden Möglichkeit des Arbeitnehmers, seinen Urlaub zu nehmen, ändern können? Bei durchgehender Erkrankung bereits seit Beginn des jeweiligen Urlaubsjahres bis zum Ablauf von 15 Monaten seit dessen Ende ist dies nicht der Fall. Der Urlaub verfällt dann auch bei fehlendem Hinweis des Arbeitgebers.

Wenn aber der Arbeitnehmer trotz unterlassener Mitwirkung des Arbeitgebers seinen Urlaub zumindest teilweise hätte nehmen können, ist noch ungeklärt, ob dann der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch nach 15 Monaten erlischt. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Frage dem Europäischen Gerichtshof vorgelegt, da sie von der Auslegung des Unionsrechts abhänge.

4. Verjährung von Urlaubsansprüchen bei unterlassener Mitwirkung

Wenn Urlaubsansprüche wegen der fehlenden Mitwirkung des Arbeitgebers nicht gem. § 7 Abs. 3 BUrlG verfallen konnten, stellt sich die Frage, wie lange diese Urlaubansprüche „erhalten“ bleiben und ob diese gemäß §§ 194, 195 BGB verjähren können.

Grundsätzlich unterliegen alle Ansprüche – so auch Urlaubsansprüche – der Verjährung. Dies bedeutet, dass sie nach Ablauf einer gesetzlich vorgesehenen Zeit – im Regelfall drei Jahre nach Ende des Jahres der Anspruchsentstehung – nicht mehr durchgesetzt werden können. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der Anspruchsgegner die Einrede der Verjährung erhebt.

Das Bundesarbeitsgericht hat auch diese Frage mit Beschluss vom 29. September 2020 dem Europäischen Gerichtshof vorgelegt, da sie von der Auslegung des Unionsrechts abhänge. Dabei dürfte es entscheidend darauf ankommen, ob der fehlende Hinweis des Arbeitgebers auf den drohenden Urlaubsverfall dazu führt, dass die Verjährung schon nicht zu laufen beginnt.

5. Mitwirkungsobliegenheiten bei tariflichen Urlaubsansprüchen

Die vorstehenden Vorgaben betreffen den gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen. Die Tarifvertragsparteien können jedoch Urlaubs- und Urlaubsabgeltungsansprüche, die den gesetzlichen Mindestjahresurlaub übersteigen, frei regeln (tariflicher Urlaubsanspruch). Dies schließt die Befugnis ein zu bestimmen, dass der tarifliche Mehrurlaub am Ende des Urlaubsjahres oder des Übertragungszeitraums verfällt, ohne dass der Arbeitgeber zuvor seinen Mitwirkungsobliegenheiten entsprochen hat.

Anders ausgedrückt: Die Tarifvertragsparteien können die tarifgebundenen Arbeitgeber von ihren Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten gegenüber den Arbeitnehmern hinsichtlich des Verfalls ihres Jahresurlaubs entbinden.

Hierfür ist es nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 26. Mai 2020 allerdings erforderlich, dass der dahingehende Wille der Tarifvertragsparteien im Tarifvertrag Anklang findet. Es müssen „deutliche Anhaltspunkte“ dafür vorliegen, dass die von den Normen des Tarifvertrages erfassten Arbeitnehmer ihren Urlaubsanspruch – abweichend von dem gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen – nach Ablauf der gesetzlichen Verfallfristen verlieren sollen. Fehlen solche Anhaltspunkte, ist diesbezüglich von einem Gleichlauf des gesetzlichen Urlaubsanspruchs und des Anspruchs auf tariflichen Mehrurlaub auszugehen mit der Folge, dass auch der Verfall des tariflichen Mehrurlaubs an einen entsprechenden Hinweis bzw. eine entsprechende Aufforderung des Arbeitgebers geknüpft ist.

Insbesondere die genannten Unsicherheiten und offenen Rechtsfragen geben Anlass für die folgenden Praxistipps:

Das unbegrenzte Ansammeln von Urlaubsansprüchen lässt sich vermeiden. Hierbei ist Folgendes zu berücksichtigen:

• Jeder Arbeitgeber sollte turnusmäßig das Bestehen von Urlaubsansprüchen aller Mitarbeiter überprüfen. Hierbei sollten auch langzeiterkrankte Arbeitnehmer einbezogen werden.
•  Die Mitarbeiter sollten zu Beginn eines Kalenderjahres aufgefordert werden, ihren konkreten Urlaub in Anspruch zu nehmen, sprich nach den jeweiligen betrieblichen Regelungen zu planen bzw. zu beantragen und gleichzeitig über den möglichen Verfall belehrt werden. Die Erklärung sollte vorsorglich auch auf etwaig übertragene Urlaubsansprüche des Vorjahres bezogen werden. Ggf. empfiehlt sich ein nochmaliger Hinweis vor Ablauf des Urlaubsjahres, wenn noch Urlaubstage offen sind. Dies sollte als Standardprozesses im Unternehmen etabliert werden. Ein solcher Prozess sollte außerdem auch während des Kalenderjahres neu eintretende Mitarbeiter sowie langzeiterkrankte Mitarbeiter mit einbeziehen.

• Die Verlängerung des Übertragungszeitraums um ein Jahr bei langandauernder krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit gilt grundsätzlich nur für den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche). Sieht der Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag darüberhinausgehend zusätzliche Urlaubstage vor, kann deren Verfall bereits mit Ablauf des gesetzlichen Übertragungszeitraums zum 31. März des Folgejahres vereinbart werden. Hierbei kommt es entscheidend auf eine rechtssichere Vertragsgestaltung an.

Angesprochene Urteile:

BAG, Urt. v. 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15;

EuGH, Urt. v. 29. November 2017 – C-214/16;

EuGH, Urt. v. 22. November 2011 – C-214/10;

BAG, Beschl. v. 7. Juli 2020 – 9 AZR 401/19;

BAG, Beschl. v. 29. September 2020 – 9AZR 266/20 (A);

BAG, Beschl. v. 29. September 2020 – 9 AZR 266/20 (A);

BAG, Urt. v. 26. Mai 2020 – 9 AZR 259/19