Hintergrund

Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E-Mail versandtes einfaches PDF-Dokument. Ab dem 1. Januar 2025 liegt eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise fällt ein einfaches PDF‑Dokument dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.

Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen ab dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“ (insbesondere Papierrechnungen oder unstrukturierte, elektronische Formate wie z. B. einfaches PDF‑Dokument).

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird. Außerdem gelten Übergangsregelungen, bis tatsächlich alle Unternehmen eine E‑Rechnung ausstellen müssen.

E-Rechnungen nur für inländische B2B-Umsätze

Ab 1. Januar 2025 gilt grundsätzlich für inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen eine Pflicht, zur Nutzung von E-Rechnungen. Dazu zählen auch

• innergemeinschaftliche Lieferungen zwischen inländischen Unternehmen mit Leistungsort in Deutschland,
• Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG) und
• Umsätze von Kleinunternehmern (§ 19 UStG).
• Auch falls nur Teile der abgerechneten Leistung der neuen Pflicht unterliegen, müssen E-Rechnungen ausgestellt werden.

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen betrifft bereits ab 1. Januar 2025 alle Unternehmer. Für die Pflicht zur Ausstellung E-Rechnungen gibt es gestaffelte Übergangsregelungen (siehe unten).

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Keine E-Rechnungspflicht besteht für:

• B2C-Umsätze (Rechnungen an Endverbraucher)
• steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen),
• Kleinbetragsrechnungen (bis EUR 250,00 Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Fahrausweise (§ 34 UStDV),
• Kleinunternehmer (§ 34a UStDV; Bundesrat hat dem Jahressteuergesetz 2024 zustimmt),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind bzw. die den nichtunternehmerischen Bereich betreffen (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen), und
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G‑Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E‑Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen (z. B. ERechV des Bundes) sind neben umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten. Soll jedoch eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt werden, ist eine sog. Leitweg-ID erforderlich. Diese ermöglicht eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E‑Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber.

E-Rechnungs-Formate

Eine E-Rechnung liegt insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. In Deutschland wurde auf dieser Grundlage die Standard XRechnung als rein strukturiertes Format (maschinell lesbar) auf Basis des Kern-Datenmodells entwickelt. Neben der Standard XRechnung stellt dieses auch eine konforme Erweiterung zur Verfügung. Dadurch können z. B. branchenbezogene Anforderungen berücksichtigt werden. Umsatzsteuerliche Pflichtangaben sind im Kern-Datenmodell enthalten.

Neben dem strukturierten XML-Format sind auch hybride Formate zulässig. Diese bestehen neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML) auch aus einem für den Menschen lesbaren Datenteil (z. B. PDF-Datei). Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst. Das Format ZUGFeRD fällt ab der Version 2.0.1 unter die zugelassenen, hybriden Rechnungsformate (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC‑WL).

Gemäß dem aktuellen BMF-Schreiben können auch andere nationale Formate, die der Liste der einschlägigen Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, die Anforderungen erfüllen (z. B. das französische Format Factur-X oder Peppol-BIS Billing).

Welches Format zwischen den Unternehmen genutzt wird, dürfen die Unternehmen frei vereinbaren. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht. Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, können dadurch z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden.

Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen

Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.

Darüber hinaus können aber auch andere Übermittlungswege zwischen den Parteien zivilrechtlich vereinbart werden, wie z. B.:

• die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
• der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes,
• die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder
• der Download über ein Internetportal.

Übergangsregelungen

• ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht von E-Rechnungen für alle (auch für Kleinunternehmer)
• Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026:
  • statt E‑Rechnung, auch Ausstellung sonstiger Rechnung möglich
    • Ausstellung Papierrechnung immer
    • Ausstellung sonstiger Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) nur, wenn mit Zustimmung des Empfängers
  • EDI‑Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E‑Rechnung erfüllt, weiterhin möglich

• Januar 2025 bis 31. Dezember 2027 mit Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis EUR 800.000:
  • statt E‑Rechnung, auch Ausstellung sonstiger Rechnung möglich
    • Ausstellung Papierrechnung immer
    • Ausstellung sonstiger Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) nur mit Zustimmung des Empfängers
  • EDI‑Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E‑Rechnung erfüllt, weiterhin möglich

• ab 1. Januar 2028: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle o. g. Unternehmer.

Einzelfragen im Zusammenhang mit E-Rechnungen

• Die E-Rechnung muss im strukturierten Datenteil alle Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG enthalten. Im unstrukturierten Teil können ergänzende Angaben erfolgen. Verträge können als Anhang beigefügt werden; bei Dauerschuldverhältnissen ist nicht laufend, aber nach jeder Änderung der Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG eine neue E-Rechnung auszustellen.
• Bei Anzahlungsrechnungen sei laut BMF zu beachten, dass technisch noch keine Ausstellung einer Endrechnung (mit Abzug der Anzahlungsbeträge in der Schlussrechnung) im strukturierten Format möglich sei. Es müsse daher nach aktuellem Stand eine Restrechnung (über den ausstehenden Betrag) erstellt werden oder die Verrechnung der Anzahlungen für die Übergangszeit in einem (unstrukturierten) Anhang dargestellt werden.
• Für Rechnungskorrekturen ist das ursprüngliche Rechnungsformat zu verwenden – also im Falle einer E-Rechnungspflicht ebenfalls die E-Rechnung. Die Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in anderer Form ist explizit nicht zugelassen.

Vorsteuerabzug

 Im Falle einer bestehenden E-Rechnungspflicht berechtigt nur eine den §§ 14, 14a UStG entsprechende E-Rechnung zum Vorsteuerabzug.

Gemäß dem BMF-Schreiben berechtigt im Einzelfall – nach Anlegung eines strengen Maßstabes – aber auch eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung zum Vorsteuerabzug, sofern daraus die materiellen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erkennbar sind.

Aufbewahrung

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E‑Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Ergänzend wird auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024, BStBl I S. 374, zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hingewiesen

Vorbereitungsschritte für Unternehmen

• Technische Anpassungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen erstellen und empfangen können.
• Prozesse und Schulungen: Interne Abläufe, wie Buchhaltung und IT, sollten an die neuen Anforderungen angepasst werden.
• Externe Kommunikation: Lieferanten und Kunden sollten frühzeitig über die neuen Formate und Übermittlungswege informiert werden.

 Fazit

Die Einführung der E-Rechnung bringt erhebliche Änderungen im Rechnungswesen, insbesondere bei der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Unternehmen sollten die Umsetzung nicht länger hinauszögern, um technische und organisatorische Herausforderungen rechtzeitig zu meistern.