Umwandlungsrechtliche Vorgänge folgen strengen Formalien, die durch das UmwG vorgeschrieben sind. Eine der Voraussetzungen ist die Eintragung der Umwandlung im Handelsregister. Zu den Voraussetzungen für die Eintragung einer Verschmelzung hat sich nun das OLG Düsseldorf (3. Zivilsenat) mit Beschluss vom 12. Januar 2024 (Az. 3 Wx 181/23) geäußert und festgestellt, dass die Eintragung einer Verschmelzung nur dann erfolgen darf, wenn zum Zeitpunkt der Handelsregisteranmeldung bereits eine Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers vorliegt.
Die zivilrechtlichen Anforderungen von Verschmelzungen sind in den §§ 2 bis 122 sowie §§ 305 bis 319 UmwG geregelt. Demnach müssen für die zivilrechtliche Wirksamkeit einer Verschmelzung diverse Voraussetzungen erfüllt werden. Der in der Regel letzte Schritt einer Verschmelzung ist die Eintragung des Vorgangs in das Handelsregister der beteiligten Rechtsträger, wobei auch dies strengen Formalien unterliegt. So darf die Verschmelzung nur dann auf Ebene des aufnehmenden Rechtsträgers in das Handelsregister eingetragen werden, wenn sie im Handelsregister des übertragenden Rechtsträgers eingetragen worden ist (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UmwG). Erst mit der Eintragung der Verschmelzung auf Ebene des aufnehmenden Rechtsträgers treten die gewünschten Wirkungen (insbesondere Gesamtrechtsnachfolge und Erlöschen des übertragenden Rechtsträgers) ein.
Der Anmeldung zum Handelsregister sind diverse Unterlagen beizufügen; unter anderem ist der Anmeldung zum Register des Sitzes der übertragenden Gesellschaft eine sogenannte Schlussbilanz beizufügen. Diese stellt die letzte, auf den umwandlungsrechtlichen Stichtag aufgestellte Bilanz des übertragenden Rechtsträgers dar und ist gleichzeitig Ausgangspunkt für die steuerlichen Wertansätze und die sich aus den gewählten Wertansätzen ergebenden Folgen (ertragsteuerneutrale Umwandlung bei Buchwertansatz oder ertragsteuerwirksame Umwandlung bei Ansatz von Zwischen- oder gemeinen Werten).
Mit dem oben genannten Beschluss hat das OLG Düsseldorf festgestellt, dass die Schlussbilanz bereits zum Zeitpunkt der Handelsregisteranmeldung vorliegen muss; eine erst nach der Anmeldung aufgestellte Schlussbilanz erfüllt demnach die Voraussetzungen des § 17 Abs. 2 Sätze 1 und 4 UmwG nicht. Unerheblich sei jedoch, ob dem Registergericht die Schlussbilanz bereits mit der Anmeldung vorgelegt oder nachgereicht wird; lediglich das Datum der Aufstellung der Bilanz muss vor dem Datum der Handelsregisteranmeldung liegen.
Das Gericht führt hierzu folgende Gründe auf:
- Der Wortlaut des § 17 Abs. 2 Satz 1 UmwG impliziere, dass die Bilanz bereits bei der Anmeldung vorliegen müsse.
- Die Bilanz sei vorliegend nachweislich erst nach der Anmeldung aufgestellt worden; als Nachweis verweist das Gericht auf die Unterschrift der Geschäftsführung unter dem im Jahresabschluss aufgenommenen Hinweis „Der Jahresabschluss wurde am 27.10.2023 von der Gesellschafterversammlung festgestellt.“
- Die Norm sei vor dem Hintergrund des Telos nicht weiter auszulegen als der Wortlaut reicht; dies gebe die Gesetzesbegründung nicht her.
Einschätzung und Ausblick
Das Gericht erkennt zwar an, dass kleinere Anpassungen der Bilanz auch nach Anmeldung der Verschmelzung zum Handelsregister vorgenommen werden könnten, allerdings sollte der Einhaltung der durch das Gesetz vorgeschriebenen Formalien in höchstem Maße Beachtung geschenkt werden, um die zivilrechtliche Umsetzung von Verschmelzungsvorhaben nicht zu gefährden. Da die Handelsregisteranmeldung in der Regel durch den beurkundenden Notar durchgeführt wird, ist es ratsam, die Bilanz in jedem Fall bereits vor dem Termin zur notariellen Beurkundung der Verschmelzungsdokumente aufzustellen und dem Notariat entsprechend vorzulegen. Zumindest sollte kenntlich gemacht werden, an welchem Datum die Schlussbilanz aufgestellt wurde. Dieses Datum sollte spätestens am Tag der Anmeldung der Verschmelzung sein. Zu beachten ist auch, dass für die Schlussbilanz gemäß § 17 Abs. 2 Umwandlungsgesetz die Vorschriften über die Jahresbilanz und deren Prüfung entsprechend gelten. Sollte also eine Prüfungspflicht durch einen Wirtschaftsprüfer bestehen, muss diese Prüfung auch vor der Anmeldung der Umwandlung zum Handelsregister abgeschlossen sein.
Da auch andere umwandlungsrechtliche Vorgänge (insbesondere Spaltung) im Handelsregister veröffentlicht werden und die Aufstellung von Schlussbilanzen verlangen, ist davon auszugehen, dass diese Rechtsprechung, auch wenn sie sich vorliegend lediglich auf die Verschmelzung bezieht, auch bei diesen Vorgängen Anwendung findet. Es sollte daher stets darauf geachtet werden, die Schlussbilanz rechtzeitig aufzustellen; bestenfalls ist sie der Handelsregisteranmeldung mit beigefügt.
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