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Muster-Verfahrensdokumentation für GoBD-Buchführung

05.11.2015

Gern weisen wir Sie auf die Muster-Verfahrensdokumentation zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) hin.

I. Hintergrund

Die seit 1. Januar 2015 geltenden GoBD-Grundsätze fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch eine geordnete und sichere Belegablage. Die Finanzverwaltung fordert eine Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (siehe Abschnitt 10.1, Tz. 151 der GoBD). Insbesondere soll dabei auch die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und gegen Reproduktion dokumentiert werden (Tz. 152 der GoBD).

Wie Unternehmen die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Vollständigkeit, Geordnetheit und Unveränderbarkeit der Belege sichern und gegen Verlust schützen können, können Sie in der Muster-Verfahrensdokumentation der AWV nachlesen. Diese finden Sie auf der Internetseite der AWV mit Anwendungshinweisen zum einen als PDF-Version, zum anderen zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation als Vorlage im Word-Format. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang Ihrer Dokumentation geben, die Sie auf Grundlage der Vorlage ableiten können.

II. Auswirkungen auf die Praxis

Wenngleich von Gesetzes wegen „lediglich“ die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung (§§ 145 ff.  AO), nicht jedoch ausdrücklich eine Verfahrensdokumentation gefordert wird, kann es ohne eine solche unter Umständen zu einer Hinzuschätzung im Rahmen einer Außenprüfung kommen. Ob diese dann auch – bei Einhaltung der genannten gesetzlichen Regelung – vor Gerichten Bestand hätte, darf jedoch bezweifelt werden.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gern zur Verfügung.

Ihre Ansprechpartner:

Christina Walter, Steuerberaterin

Dr. Kerstin Bohne, Rechtsanwältin