Verwendung elektronischer bzw. computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen

Werden Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, dürfen nur solche Geräte verwendet werden, die jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine – durch Rechtsverordnung noch näher zu bestimmende – zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, § 146a Abs. 1 AO. Die Zertifizierung wird durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) durchgeführt. Die neuen gesetzlichen Regelungen kommen ab 1. Januar 2020 zur Anwendung.

Ausgenommen davon sind Registrierkassen, welche zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bereits die Bedingungen nach der Kassenrichtlinie 2010 erfüllen, jedoch bauartbedingt nicht aufrüstbar sind. Diese Registrierkassen dürfen noch bis zum 31. Dezember 2022 weiter eingesetzt werden.

Mitteilungspflicht

Ebenfalls ab dem 1. Januar 2020 müssen Steuerpflichtige innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder der Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems die relevanten Angaben zu diesem System nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck an das zuständige Finanzamt melden (§ 146a Abs. 4 AO). Für elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, ist diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.

Belegausgabepflicht

Bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems hat der Unternehmer einen Beleg über den Geschäftsvorfall zu erstellen und diesen dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Für den Fall, dass Waren an eine Vielzahl von Kunden verkauft werden, können Steuerpflichtige auf Antrag durch die Finanzverwaltung von dieser Pflicht befreit werden.

Kassen-Nachschau

Mit Einführung des neuen Kassengesetzes wird bereits ab 1. Januar 2018 die sogenannte Kassen-Nachschau als weiteres Steuerkontrollinstrument implementiert. Danach ist es der Finanzverwaltung möglich, künftig ohne Ankündigung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu überprüfen. Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.

Sanktionierung bei Pflichtverstößen

Pflichtverstöße gegen die Regelungen des § 146a AO werden zukünftig als Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 379 AO (Steuergefährdung) eingestuft und können mit einem Bußgeld von bis zu EUR 25.000 belegt werden.

Ausblick

Viele Unternehmer haben gerade erst aufgrund der ab 1. Januar 2017 geltenden neuen Anforderungen an elektronische Kassensysteme eine neue Kasse angeschafft. Danach sind nunmehr nur noch Datenverarbeitungssysteme (z. B. Registrier- und PC-Kassen, Taxameter, Wegstreckenzähler, Waagen mit Registrierkassenfunktion und ähnliche Geräte) einzusetzen, die alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einzeln aufzeichnen sowie unveränderbar und vollständig aufbewahren. Da die verschärften Anforderungen zum 1. Januar 2017 unabhängig vom neuen Kassengesetz gelten, waren Investitionen in eine neue Kasse gleichwohl notwendig, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung auch weiterhin zu gewährleisten. Derartige Kassensysteme werden von der Übergangsfrist des neuen Kassengesetzes erfasst und können somit noch bis Ende 2022 weiter verwendet werden.

Wir möchten in diesem Zusammenhang auf die sog. Aufrüstungsverpflichtung für Unternehmer hinweisen, wonach bei der eingesetzten Registrierkasse entsprechende technisch mögliche Softwareanpassungen oder Speichererweiterungen vorzunehmen sind. Wir empfehlen Ihnen, sich diesbezüglich mit dem Anbieter Ihres Kassensystems abzustimmen.

Trotz Auslaufens der Kassenrichtlinie und der Gesetzesänderung durch das Kassengesetz bleibt die Möglichkeit einer sog. offenen Ladenkasse weiterhin bestehen. Eine Kassenpflicht besteht auch zukünftig nicht (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO).

Ihre Ansprechpartner:

Christina Walter, Steuerberaterin

Anja Richter, Steuerberaterin