Wir möchten Sie daher nachfolgend über die Notwendigkeit des Mitführens von A1-Bescheinigungen für Dienstreisen von Arbeitnehmern in das Ausland informieren:

Hintergrund

Benötigt wird eine A1-Bescheinigung für jede vorübergehende Tätigkeit eines inländischen Arbeitnehmers im europäischen Ausland. Auch wer in mehreren Mitgliedstaaten tätig wird, benötigt eine entsprechende Bescheinigung.

Grundsätzlich ist für jeden Arbeitnehmer das Recht des jeweiligen Mitgliedstaates, in welchem die Tätigkeit ausgeführt wird, anwendbar. Im Falle einer Mitarbeiterentsendung (vorübergehende Tätigkeit eines Arbeitnehmers in einem anderen Mitgliedstaat) gilt jedoch ausnahmsweise weiterhin das Recht des Entsendestaats. Mit einer A1-Bescheinigung können Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie andere Erwerbstätige nachweisen, ob für sie das Recht ihres Wohnstaates (Entsendestaates) oder die Vorschriften eines ausländischen Staates maßgebend sind. So werden gleichzeitige Beitragszahlungen zur Sozialversicherung sowie ein Wechsel zum Sozialversicherungssystem des jeweils anderen Mitgliedstaats vermieden.

Wer muss eine A1-Bescheinigung mitführen?

Die Regelung gilt für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, verbeamtete Personen und Selbständige, wenn sie grenzüberschreitend innerhalb der EU oder in Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz tätig werden.

Für die Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat, sind andere Entsendebescheinigungen als das A1-Formular nötig. Für das sogenannte „vertragslose Ausland“ (z.B. Mexiko oder Indonesien) gibt es generell keine Entsendebescheinigungen.

Folgen des Nichtmitführens

Kann keine A1-Bescheinigung nachgewiesen werden, gelten für den entsendeten Mitarbeiter die Regelungen des jeweils ausländischen Beschäftigungsstaates. Die Nichtvorlage kann sowohl zu einer Doppelverbeitragung (zusätzliche Beiträge im Beschäftigungsstaat) als auch zu Verwarnungsgeldern führen. In Frankreich beispielweise drohen Bußgelder von EUR 3.269 pro Mitarbeiter. Österreich verhängt Bußgelder von EUR 1.000 bis zu EUR 10.000 – sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter.

Für jeden dienstlichen Grenzübertritt in einen der oben genannten Staaten ist eine A1-Bescheinigung somit zwingend erforderlich. Darüber hinaus übernimmt beispielsweise die inländische Berufsgenossenschaft bei einem Unfall oder Schaden keine Haftung.

Darüber hinaus kann eine Kontrolle ohne gültige A1-Bescheinigung dazu führen, dass der Einsatz des Arbeitnehmers als nicht versicherte Tätigkeit und somit als Schwarzarbeit angesehen wird. Auch der Zutritt auf ein ausländisches Firmen- oder Werksgelände bzw. zu einem ausländischen Messegelände wurde schon ohne Vorlage einer A1-Bescheinigung verwehrt.

Zeitliche Befristung

Die A1-Bescheinigung ist grundsätzlich für alle Tätigkeiten in den oben genannten Beschäftigungsstaaten erforderlich. Das betrifft insbesondere auch kurzfristige Tätigkeiten wie etwa Meetings, Workshops, Messebesuche, aber auch das Tanken während der Dienstzeit.

Grundsätzlich gilt eine Befristung von maximal 24 Monaten für Tätigkeiten in den oben genannten Beschäftigungsstaaten. Die zeitliche Befristung muss vor Beginn der Tätigkeit feststehen. Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen Dienst- oder Geschäftsreisen (bis zu sieben Tagen) kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall auch nachträglich beantragt werden. Dies ist rechtlich zulässig und wird von der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) bestätigt. Es ist jedoch empfehlenswert, sich vor Reiseantritt mit der Kontrollpraxis des jeweiligen Staates vertraut zu machen und die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall dennoch vor Reiseantritt zu beantragen. Liegt die Bescheinigung bei dringenden kurzfristigen Einsätzen im EU-Ausland noch nicht vor, sollte eine Kopie des aktuellen Antrags mitgeführt werden. Die Deutsche Rentenversicherung weist zudem darauf hin, dass es sich bei einer Entsendung nach Österreich empfiehlt, zusätzlich einen Nachweis über die Anmeldung zur Sozialversicherung in Deutschland mitzuführen. Das kann auch eine frühere A1-Bescheinigung sein.

Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind (sogenannte „gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit“), kann eine A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu fünf Jahren für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird. Von einer „gewöhnlichen“ Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten ist auszugehen, wenn die Tätigkeit mindestens an einem Tag pro Monat oder an fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt wird.

Praxis und Antragstellung

Die Beantragung der Bescheinigung ist seit dem 1. Juli 2019 zwingend elektronisch vorzunehmen. Anträge in Papierform werden grundsätzlich abgelehnt. Das gilt im Grundsatz auch für die Antragstellung durch Beamte. Selbständige und Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten der EU, des EWR und der Schweiz beschäftigt sind, stellen den Antrag jedoch weiterhin in Papierform. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Anträge aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht per E-Mail gesendet werden dürfen. Auch nicht an den Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung.

Die Antragstellung erfolgt durch den Arbeitgeber bzw. den Dienstherrn. Selbstständige haben sich direkt an die ausstellende Stelle zu wenden.

Die Bescheinigung wird bei den folgenden Stellen beantragt:

• Gesetzlich krankenversicherte (Pflichtversicherte sowie freiwillig Versicherte) sowie familienversicherte Personen: Krankenkasse
• Personen mit berufsständische Versorgung (auch, sofern sie ausschließlich privat krankenversichert sind): Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV)
• Privatversicherte Personen: zuständiger Rentenversicherungsträger
• Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind (sogenannte „Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit“): GKV-Spitzenverband (in Deutschland: Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland, DVKA)

Aufgrund des Anstiegs der Kontrollen im Ausland verzeichneten die Stellen einen drastischen Anstieg an Anträgen. Ab dem 1. Januar 2020 treten daher diverse Vereinfachungsregelungen in Kraft, welche die Fehlerquote sowie die Bearbeitungszeit reduzieren sollen. So werden in Zukunft etwas weniger Pflichtangaben abgefragt. Weiterhin soll künftig ein Antragsnachweis erstellt werden, die den Kontrollen im Ausland vorgelegt werden können. Eine vollständige Revision des Verfahrens ist bisher jedoch nicht abzusehen.

Sollten Sie Unterstützung bei der Beantragung einer A1-Bescheinigung benötigen oder weitere Fragen im Zusammenhang mit den Regelungen zur A1-Bescheinigung haben, sprechen Sie uns gern an. Wir stehen Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung.