Viele Unternehmen haben Ihren Rechnungslegungsprozess bereits erfolgreich digitalisiert und profitieren von den damit verbundenen Vorteilen, wie z. B. Kostenreduzierung, hohe Automatisierbarkeit und in Zeiten von Homeoffice dem flexiblen Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungserstellung. Die öffentliche Hand hat nunmehr auf Bundes- und Länderebene die Voraussetzungen geschaffen, um elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (Umsetzung der europäischen E-Rechnungsrichtline – 2014/55/EU). Ziel ist es, die Rechnungsstellung EU-weit zu vereinheitlichen, interne Prozesse der Behörden zu beschleunigen und kostensparender abzuwickeln.

Umsetzung auf Bundesebene

Werden Unternehmer (Lieferanten) im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen für Auftraggeber des Bundes tätig, sind sie spätestes ab 27. November 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu übermitteln.

Was ist insoweit zu beachten:

Rechnungen an den Bund müssen im sog. X-Rechnungsformat oder einem anderem, der Norm EN 16931 entsprechenden Format (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1. im Profil XRechnung) eingereicht werden. Die Rechnungen müssen neben der neuen Leitweg-ID des Auftraggebers auch die Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, E-Mail/DE-Mail Adresse des Rechnungsstellers sowie (sofern bekannt) die Lieferanten- und Bestellnummer enthalten.

Als Übertragungsweg hat sich die Bundesregierung für eine Portallösung entschieden. In einem ersten Schritt haben sich die Lieferanten auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu registrieren. Diese erreichen Sie über nachfolgenden Link. Danach kann die Übermittlung der E-Rechnung auf verschiedenen Kanälen, z. B. via E-Mail/DE-Mail, PEPPOL, Upload oder Direkterfassung erfolgen.

Die Regelungen zur E-Rechnungspflicht gelten sowohl für Neu- als auch für Bestandsaufträge. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von EUR 1.000,00 (alle Ausnahmen: § 3 Abs. 3 E-RechV des Bundes).

Auftraggeber des Bundes kontaktieren bereits seit Oktober 2020 ihre Lieferanten und informieren über die notwendigen Änderungen bei der Rechnungslegung. Aus Lieferantensicht ist es daher dringend geboten, sich umgehend mit den eigenen organisatorischen und technischen Voraussetzungen zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht auseinanderzusetzen. Technische Lösungen können mit dem eigenen Softwareanbieter gefunden werden. Es haben sich mittlerweile aber auch Dienstleister etabliert, die die Konvertierung und Übermittlung von Rechnungsdaten übernehmen.

Umsetzung auf Länderebene

Die Länder haben die EU-Richtline 2014/55/EU in ihren jeweiligen Landesgesetzen umgesetzt. Dies kann in der Praxis jedoch zu Problemen führen. Nicht nur, dass jedes Bundesland die Umsetzung in ein eigenes Gesetz bettet, auch das Wie unterscheidet sich von Land zu Land. Einige Länder sehen aktuell keine E-Rechnungsverpflichtung für Lieferanten vor, andere Länder (z. B. Bremen ab 27. November 2020 bzw. Baden-Württemberg, Saarland ab 1. Januar 2022) tun dies sehr wohl, dann aber wieder mit weiteren Ausnahmen. Übersichten über die Regelungen der Länder finden Sie unter folgenden Links:

• VER (Verband elektronische Rechnung – https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/
• KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) – https://www.xoev.de/

Für Mitteldeutschland stellt sich die Umsetzung der E-Rechnungsthematik wie folgt dar:

Sachsen

Sachsen sieht als einziges Land in Mitteldeutschland eine Unterscheidung bei der Annahmeverpflichtung der Länderbehörden bzw. der sonstigen öffentlichen Auftraggeber vor. Länderbehörden müssen E-Rechnungen für alle Aufträge unabhängig vom Auftragswert annehmen und verarbeiten können. Für andere öffentliche Auftraggeber (z. B. Kommunen) gilt die Annahmeverpflichtung erst ab einem Auftragswert von EUR 5.350.000,00 für Bauleistungen und EUR 214.000,00 bei Liefer- und Dienstleistungen. Ansonsten gilt:

• E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein
• Zentrales E-Rechnungsportal: OZG-RE
• Übertragungswege: Weberfassung, Webupload, E-Mail/DE-Mail, PEPPOL
• E-Rechnungsstandards: X-Rechnung, weitere Standards gemäß Norm EN 16931
• Leitweg-ID: ja

Sachsen-Anhalt

Sachsen-Anhalt verpflichtet sowohl die Landesbehörden als auch andere öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen unabhängig vom Auftragswert. Ausnahmen davon sind in der E-Rechnungsverordnung des Landes Sachsen-Anhalt geregelt. Ansonsten gilt:

• E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein
• Zentrales E-Rechnungsportal: E-Rechnungsportal des Landes Sachsen-Anhalt
• Übertragungswege: Weberfassung, Webupload, E-Mail/DE-Mail, PEPPOL
• E-Rechnungsstandards: XRechnung, weitere Standards gemäß Norm EN 16931
• Leitweg-ID: ja

Thüringen

Auch Thüringen sieht eine Annahmeverpflichtung von E-Rechnungen ohne Einschränkungen sowohl für die Landesbehörden als auch für andere öffentliche Auftraggeber vor. Ansonsten gilt:

• E-Rechnungspflicht für Lieferanten: nein
• Zentrales E-Rechnungsportal: OZG-RE
• Übertragungswege: Weberfassung, Webupload, E-Mail/DE-Mail, PEPPOL
• E-Rechnungsstandards: XRechnung, weitere Standards gemäß Norm EN 16931
• Leitweg-ID: ja

Praxishinweis

Die Pflicht der Lieferanten zur Ausstellung von E-Rechnungen im neuen XRechnungsformat ab 27. November 2020 gilt grundsätzlich erst einmal nur für Leistungen an Auftraggeber des Bundes. Die Länder haben jeweils eigene Gesetze erlassen, die sich z. T. deutlich voneinander unterscheiden. Ein Großteil der Länder verzichtet aktuell auf die E-Rechnungspflicht für Lieferanten. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Auftraggeber regelmäßig auch einzelvertragliche Vereinbarungen treffen können, sodass ggf. doch die Verpflichtung zur Übermittlung im E-Rechnungsformat besteht.

Im Ergebnis ist festzuhalten, dass eine systemtechnische Umsetzung der neuen E-Rechnungsvoraussetzungen im Einzelfall zu prüfen ist. Unternehmen, die Leistungen an öffentliche Auftraggeber erbringen, sollten sich jedoch spätestens jetzt mit der Umstellung auseinandersetzen.

Gern unterstützen wir Sie bei Fragen zum Thema oder Umsetzung der Vorgaben. Sprechen Sie uns an.