Mit Schreiben vom 11. Juli 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine Neufassung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) veröffentlicht. Das neue BMF-Schreiben ersetzt die ursprünglichen GoBD, welche das BMF mit Schreiben vom 14. November 2014 erlassen hatte.
Die neuen GoBD sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen. Es wird allerdings nicht beanstandet, wenn sie bereits für vorangegangene Besteuerungszeiträume angewendet werden.
Die neuen GoBD tragen der fortschreitenden Digitalisierung Rechnung. Im Folgenden informieren wir Sie über die wichtigsten Neuregelungen:
Digitalisierung von Belegen
Das BMF erlaubt in Rz. 130 künftig auch das Abfotografieren von Belegen mit Smartphones (mobiles Scannen). Das mobile Scannen ist auch im Ausland gestattet, sofern die Belege im Ausland entstanden sind oder im Ausland empfangen und dort direkt erfasst werden.
Darüber hinaus erlaubt § 146 Abs. 2a AO die Verlagerung von elektronischen Büchern und sonstigen elektronischen Aufzeichnungen bzw. Teile davon in das Ausland, sofern die zuständige Finanzbehörde einen entsprechenden Antrag des Steuerpflichtigen genehmigt. Nach Rz. 136 des BMF-Schreibens vom 11. Juli 2019 wird es hierbei nicht beanstandet, wenn die ursprünglichen, in Papierform vorliegenden Belege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden, sofern die bildliche Erfassung zeitnah zur Verbringung der Papierbelege in das Ausland erfolgt.
Sofern die Belege nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften nicht im Original aufzubewahren sind, dürfen die Papierbelege nach dem bildlichen Erfassen vernichtet werden (Rz. 140).
Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen
Darüber hinaus können Belege auch in ein unternehmensinternes Format umgewandelt werden. Hierbei sind nach Rz. 135 beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Darüber hinaus ist die konvertierte Datei als solche zu kennzeichnen. Die Ursprungsfassung ist jedoch unter Umständen verzichtbar, insbesondere bei Vorliegen der folgenden Voraussetzungen:
- Keine bildliche oder inhaltliche Veränderung;
- Kein Verlust von sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen bei der Konvertierung;
- Dokumentierung der ordnungsgemäßen und verlustfreien Konvertierung (Verfahrensdokumentation);
- Keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit und des Datenzugriffs durch die Finanzbehörde (keine Speicherung der Zwischenaggregationsstufen zulässig, sofern Darstellung in der Verfahrensdokumentation dergestalt, dass retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist).
Cloud-Technologie
Nach Rz. 20 kommt es nicht darauf an, ob die Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) als eigene Hard- bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.
Sonstige Änderungen
Darüber hinaus enthalten die neuen GoBD Änderungen im Zusammenhang mit der Erfassung von EC-Karten-Umsätzen (Rz. 55) sowie zur Aufbewahrung identischer Mehrstücke von Buchungsbelegen (Rz. 75).
Das BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019 wurde vom BMF hier veröffentlicht. Durch die neuen GoBD gewinnt auch die verpflichtende Verfahrensdokumentation an Bedeutung. Sollten Sie Fragen im Zusammenhang mit der Umsetzung der GoBD bzw. der Erstellung GoBD-konformer Verfahrensdokumentation haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung.
