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Forum Kommunale Doppik in Sachsen

Einleitung zum Forum Kommunale Doppik in Sachsen

Die Umstellung der Rechnungslegung der sächsischen Kommunen auf die Doppik ist auch mehrere Jahre nach der landesweiten Einführung der Doppik noch nicht abgeschlossen. Bisher verfügen erst rund die Hälfte der kreisangehörigen Gemeinden über eine aufgestellte Eröffnungsbilanz. Den anderen Kommunen droht schlimmstenfalls eine Aussetzung der Genehmigung der Haushaltssatzung durch die Rechtsaufsichtsbehörde. Aber auch für die Gemeinden mit aufgestellter Eröffnungsbilanz gehören damit einhergehende Herausforderungen keinesfalls der Vergangenheit an.

Die örtlichen und überörtlichen Prüfungen der Eröffnungsbilanz durch lokale Rechnungsprüfungsämter sowie dem Sächsischen Rechnungshof bringen oftmals großen Handlungsbedarf durch Feststellungen mit sich, welche in den folgenden Jahresabschlüssen der Kommune zu berücksichtigen sind. Es besteht im Weiteren das Risiko, dass z. T. unterschiedliche Auffassungen der Rechnungsprüfer bei örtlicher und überörtlicher Prüfung bestehen.

Thematiken wie die Verbuchung von (Gewerbe)Steuereinnahmen sind oftmals mit Diskussionsbedarf verbunden. Auch sind die Möglichkeiten der eingesetzten Kommunalsoftware nicht immer den Anforderungen entsprechend.

Mittelfristig schwebt bereits die nächste große Herausforderung – in Form der Aufstellung eines Gesamtabschlusses – über den Kommunen.

Das „Neuland Doppik“ ist also für die Kommunen noch längst nicht zum Alltag geworden. Gern unterstützen wir Sie auf Ihrem weiteren Weg. In unserem Forum „Kommunale Doppik“ stellen wir Ihnen aktuelle Thematiken und Problemstellungen der Städte und Gemeinden in Sachsen vor.

Das Muster (14) zur Anlagenübersicht – bei Umbuchungen wird´s schwierig.

Bestandteile des kommunalen Jahresabschlusses sind unter anderem die Anlagenübersicht, die Forderungs- und die Verbindlichkeitenübersicht. Das ist mit § 54 SächsKomHVO-Doppik eindeutig geregelt. In Absatz 4 dieses Paragraphen steht weiterhin, dass sich die Gliederung dieser Anlagen nach dem jeweilig vorgegebenen Muster gemäß § 128 Nr. 4 SächsGemO richten soll.

Im Allgemeinen ist solch eine Mustervorlage eine gute Erleichterung. Was aber tun, wenn das Muster nicht für alle buchhalterischen Vorgänge anwendbar ist? Die Anbieter von Kommunalsoftware haben bei Anfragen dazu sicherlich nur eine Aussage für Sie: „Wir richten uns nach dem Gesetz.“

Die Anlagenübersicht z. B. wird als Muster 14 in der Vorlagensammlung (auffindbar in Anlage 5 zur VwV Kommunale Haushaltssystematik) geführt. Darin ist im Bereich der Anschaffungs- und Herstellungskosten neben den üblichen Spalten für Zu- und Abgänge auch eine Spalte für Umbuchungen von Vermögensgegenständen vorgesehen.

Die örtlichen/überörtlichen Prüfungen der Rechnungsprüfungsämter zeigen, dass insbesondere bei Korrekturen zur Eröffnungsbilanz Umbuchungen von Vermögensgegenständen aktuell sehr üblich sind. Dabei kann es vorkommen, dass umzubuchende Vermögensgegenstände bereits einer Abschreibung unterliegen. Somit wäre auch der bereits angefallene Abschreibungsaufwand in die neue Linie umzugliedern.

Das Problem ist hausgemacht: Eine Umbuchungsspalte im Bereich der Abschreibungen sieht das Muster nicht vor. Die von Umbuchungen betroffenen Abschreibungswerte werden daher in den vorhandenen Spalten „Abschreibungen im Haushaltsjahr“ sowie „Auflösungen“ dargestellt. Das Ergebnis ist unter anderem ein unzutreffender Ausweis des Abschreibungsaufwands.

Es wird sich zeigen, inwieweit diese Muster einer durchaus benötigten Überarbeitung unterzogen werden.

Eines noch zum Schluss: Wo sind eigentlich die Gesamtsummen in der Mustervorlage abgeblieben?

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Das Muster (16) zur Verbindlichkeitenübersicht – Informationsgehalt zweifelhaft?

Wie bereits in unserem Beitrag zur Anlagenübersicht beschrieben, sind fest definierte Mustervorlagen ein durchaus adäquates Mittel, um für sämtliche sächsische Städte und Gemeinden einen einheitlichen Ausweis von Anlagevermögen, Forderungen und Verbindlichkeiten zu gewährleisten.

Die Verbindlichkeitenübersicht wird als Muster 16 in der Vorlagensammlung (auffindbar in Anlage 5 zur VwV Kommunale Haushaltssystematik) geführt. Die Strukturierung der Fristigkeiten der Verbindlichkeiten ist in Abschnitt IV. der VwV KomHSys „Abgrenzung von Zahlungen nach Bereichen“ i. V. m. Anlage 4 der VwV KomHSys geregelt:

Bei Forderungen und Verbindlichkeiten, die regelmäßig in Teilbeträgen, in etwa gleichen Teilbeträgen und Zeitabständen, zu tilgen sind, ist die Zuordnung nicht nach der Befristung der einzelnen Teilbeträge, sondern nach dem Zeitraum zwischen der Entstehung der Forderung oder der Verbindlichkeit und der Fälligkeit des letzten Teilbetrages vorzunehmen; bei unregelmäßiger Tilgung ist für die Zuordnung die Durchschnittslaufzeit aller Raten maßgebend.

Was heißt das nun genau? An einem kurzen Beispiel möchten wir das einmal veranschaulichen.

Zum 1. Januar 2015 wurden 3 Darlehen aufgenommen:

Darlehen 1.1.2015 Tilgung 31.12.2015 Laufzeit
Darlehen A TEUR 50 jährlich TEUR 25 TEUR 25 2 Jahre
Darlehen B TEUR 200 jährlich TEUR 50 TEUR 150 4 Jahre
Darlehen C TEUR 400 jährlich TEUR 50 TEUR 350 8 Jahre

 

Die gesetzeskonforme Einteilung der Fristigkeiten würde sich zum Bilanzstichtag 31. Dezember 2015 wie folgt darstellen:

Laufzeit bis einschließlich 1 Jahr TEUR 0
Laufzeit von mehr als 1 bis einschließlich 5 Jahre TEUR 175 (Darlehen A+B)
Laufzeit von mehr als 5 Jahren TEUR 350 (Darlehen C)

 

Eines fragen wir uns nun aber doch: Welcher Informationsgehalt wird damit zum Stichtag 31. Dezember 2015 vermittelt? Und was möchte sich der Bilanzleser wirklich aus solch einer Übersicht entnehmen?

Im Allgemeinen stellt eine Verbindlichkeitenübersicht die Fälligkeitsverhältnisse zum Abschlussstichtag (Restlaufzeit) dar. Unsere Beispiel-Darlehen würden sich dann wie folgt strukturieren:

Restlaufzeit bis einschließlich 1 Jahr TEUR 125 (Darlehen A+B+C)
Restlaufzeit von mehr als 1 bis einschließlich 5 Jahre TEUR 300 (Darlehen B+C)
Restlaufzeit von mehr als 5 Jahren TEUR 100 (Darlehen C)

 

Erst daraus wird ersichtlich, welche Belastungen in welchem Zeitraum auf die Kommune zukommen. Eine jährliche Anpassung ist hierbei natürlich Voraussetzung.

Fazit:

Aus unserer Sicht ist Optimierungsbedarf hinsichtlich der Anlagen zum Jahresabschluss der Kommunen durchaus vorhanden. Die Aussagekraft der Verbindlichkeitenübersicht sollte dabei sicherlich noch einmal überdacht werden.

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Die Prüfung der Eröffnungsbilanz – wohin nur mit den Korrekturen?

In etwa die Hälfte der kreisangehörigen Gemeinden in Sachsen verfügen bisher über eine aufgestellte Eröffnungsbilanz. Der Arbeitsaufwand der kommunalen Beschäftigten in Bezug auf die Eröffnungsbilanz endet damit jedoch nicht. Sowohl die örtliche als auch die überörtliche Prüfung der Eröffnungsbilanz bringen zumeist Korrekturen mit sich, welche im letzten noch nicht festgestellten Jahresabschluss zu berücksichtigen sind.

Wie aber sind diese Korrekturen zu verbuchen? Das sächsische Landesrecht hilft dabei nur bedingt weiter. Der einschlägige Gesetzestext ist unter § 62 Abs. 4 SächsKomHVO-Doppik zu finden.

„Die sich aus der Berichtigung ergebenden Wertveränderungen berühren das laufende Jahresergebnis nicht und sind mit der Kapitalposition zu verrechnen.“

Laut gesetzlichem Gliederungsschema setzt sich die Kapitalposition aus den Posten

  • Basiskapital,
  • Rücklagen und
  • Fehlbeträge

zusammen. Eine gesetzliche Konkretisierung der Korrekturverbuchung hinsichtlich dieser Untergliederung existiert bisher nicht.

Daraus resultierende Schwierigkeiten in der buchhalterischen Abbildung sollen im Folgenden anhand eines Beispiels zu einer fehlerhaften Bewertung eines Vermögensgegenstandes des Anlagevermögens erläutert werden:

Prüfungsfeststellung

Eine Maschine der Kommune wurde in der Eröffnungsbilanz zum 1.1.2013 mit TEUR 500 bewertet und seitdem entsprechend der festgelegten Nutzungsdauer von 10 Jahren abgeschrieben. Im Jahr 2015 ergibt sich die Feststellung, dass die Bewertung zum Zeitpunkt der Aufstellung der Eröffnungsbilanz mit TEUR 1.000 hätte erfolgen müssen. Im Jahresabschluss zum 31.12.2015 ist dies zu berichtigen.

Fehlerhafte Auswirkungen

  1. Das Anlagevermögen ist nicht mit den korrekten Anschaffungs-/ Herstellungskosten bewertet (Unterbewertung TEUR 500).
  2. Korrespondierend dazu unterliegt die Höhe des Basiskapitals einem fehlerhaften Ansatz (Unterbewertung TEUR 500).
  3. Für den Zeitraum von 2013 bis 2014 ergibt sich ein zu geringer Abschreibungsaufwand (TEUR 100).
    –> Die Abschreibung für das Jahr 2015 wird in laufender Rechnung gebucht.
  4. Der Ausweis der Rücklagen oder des Fehlbetrages erfolgt nicht in der korrekten Höhe (TEUR 100).

Korrektur im aktuellen Jahresabschluss

Die fehlerhaften Auswirkungen können in ergebnisunwirksame (1.+2.) sowie ergebniswirksame (3.+4.) Bestandteile unterteilt werden. Es ergeben sich damit gleich mehrere Fragen. Welcher Bilanzposten ist der Richtige? Ist die Verbuchung nur auf das Basiskapital oder unter Einbeziehung der Posten Rücklagen/Fehlbeträge vorzunehmen? Soll die Verbuchung nach der Brutto- oder Nettomethode erfolgen?

Aufschluss hierzu ergibt sich – unter Anführung von ausführlichen Beispielen – lediglich aus zwei Mit-gliederrundschreiben des SSG, welche bereits in 2011 veröffentlicht wurden (Nr. 141/2011 sowie 424/2011).

Darin wird festgehalten, dass – aus Gründen der Klarheit – die Verbuchung nach der Bruttomethode grundsätzlich vorzuziehen ist. Im Weiteren sollen die ergebniswirksamen Bestandteile der Korrektur auf ggf. vorhandene Rücklagen angerechnet oder mit ggf. vorhandenen Fehlbeträgen verrechnet werden. Eine Korrektur im Falle unseres Beispiels würde daher folgende Buchungen nach sich ziehen:

  • Anlagevermögen an Basiskapital TEUR 500 (Korrektur zu 1.+2.)
  • Basiskapital an Anlagevermögen TEUR 100 (Korrektur zu 3.)
  • Rücklage/Fehlbetrag an Basiskapital TEUR 100 (Korrektur zu 4.)
  • Abschreibung an Anlagevermögen TEUR 100 (lfd. Afa 2015)

Der Restbuchwert der Maschine würde zum 31.12.2015 nunmehr korrekt mit TEUR 700 ausgewiesen.

Letztlich entscheiden wohl auch die Abbildungsmöglichkeiten der eingesetzten Kommunalsoftware, inwieweit diese Art der Verbuchung für die Kommune überhaupt möglich ist.

Noch ein kleiner Blick über die sächsischen Landesgrenzen hinaus:

Zum Teil haben andere Bundesländer die buchhalterische Abbildung der Korrekturen bereits im Gesetz konkretisiert. In Baden-Württemberg, Thüringen oder auch Bayern ist eine Zuordnung zum konkreten Bilanzposten (Basiskapital – oder äquivalent: allgemeine Rücklage) gegeben. In Schleswig-Holstein werden Korrekturen aus der Eröffnungsbilanz zu 85 % mit der allgemeinen Rücklage und zu 15 % mit der Ergebnisrücklage verbucht.

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