Die wichtigsten Regelungen der E-Rechnungs-VO im Überblick:

Pflicht zur Stellung von E-Rechnungen in strukturierter Form

Nach § 4 Abs. 1 EGovG müssen alle Unternehmen im Rahmen von öffentlichen Aufträgen des Bundes den Auftraggebern (das EGovG verweist insofern auf die Regelung des § 159 Absatz 1 Nummer 1 bis 5 GWB zur Zuständigkeit der Vergabekammer des Bundes) E-Rechnungen ausstellen. Hierbei können sich die Rechnungssteller der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt allerdings erst ab dem 27. November 2020 (§ 11 Abs. 3 E-RechVO), während die Auftraggeber des Bundes (wie Bundesministerien und Verfassungsorgane) nach dem EGovG n.F. bereits ab 27. November 2018 (subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber erst ein Jahr später) in der Lage sein müssen, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ausnahmen gelten für Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von EUR 1.000 gestellt werden und für Rechnungen, die geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthalten.

Verbindliches Rechnungsdatenmodell 

Rechnungssteller haben den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017, der vom BMI am 10. Oktober 2017 veröffentlicht wurde (BAnz AT 10.10.2017 B1), in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Die Standard XRechnung ist nach Ausarbeitung und Empfehlung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) vom IT-Planungsrat in der Version 1.0 in der 23. Sitzung beschlossen worden. Mit dem Beschluss hat der IT-Planungsrat festgestellt, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 konkretisiert, und hat den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland festgelegt. Eine Version 1.1 wird bis Ende 2017 erwartet.

Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht (§ 4 Abs. 1 E-RechVO). Die europäische Normungsorganisation CEN hat am 28. Juni 2017 die vom „CEN/TC 434 – Elektronische Rechnungsstellung“ erarbeitete Norm zur Elektronischen Rechnungsstellung in zwei Teilen veröffentlicht. Teil 1 (EN 16931-1:2017 (WI=00434001) ): Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung. Teil 2 (CEN/TS 16931-2:2017 (WI=00434002)): Liste der Syntaxen, die die EN 16931-1 erfüllen (vgl. auch Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 der Kommission vom 16. Oktober 2017).

Zu den zur Verfügung stehenden alternativen Formaten gehört ZUGFeRD 2.0, das auf europäischer Ebene den Namen Factur-X trägt. Hierbei handelt es sich um ein mit der EN 16931 konformes Format für den Austausch hybrider Rechnungen, das gemeinsam zwischen Deutschland und Frankreich entwickelt wurde. Der deutsche Verwaltungsstandard XRechnung gehört ebenso dazu, wie ZUGFeRCH, die auf die Schweiz zugeschnittene Fassung von ZUGFeRD 1.0. Die endgültige Abstimmung und Verabschiedung der aufgeführten Formate wird bis Ende 2017 erwartet.

Anforderungen an die Übermittlung

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne von § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu nutzen und sich vorher mit einem Nutzerkonto zu registrieren. Das genannte Verwaltungsportal ist Teil eines Portalverbundes, mit dem die Verwaltungsportale von Bund und Ländern weiter ausgebaut und zusammengeschlossen werden sollen. Bürger und Unternehmen sollen innerhalb von fünf Jahren auf alle onlinefähigen Verwaltungsleistungen zugreifen können, egal ob sie über eine Homepage ihres Bundeslandes auf den Portalverbund gelangen oder über eine Bundeswebsite. Das Onlinezugangsgesetz ist am 18. August 2017 in Kraft getreten. Um den Zugang zu den Leistungen des Verbundes mit einem einzigen Nutzerkonto einheitlich regeln zu können, wurde eigens das Grundgesetz geändert (in den Artikel 91c wurde ein Absatz 5 neu eingefügt).

Inhalt der elektronischen Rechnung

Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen weitere Mindestangaben zu enthalten, nämlich:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer, die nach der VO-Begründung eine Zuordnung der Rechnung über das Verwaltungsportal zum zuständigen Bewirtschafter beim Rechnungsempfänger ermöglichen soll,
• die Bankverbindungsdaten,
• die Zahlungsbedingungen (etwa Zahlungstermine, Skonti) und
• die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Darüber hinaus hat sie folgende Angaben zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

• die Lieferantennummer,
• eine Bestellnummer.

Für Auftraggeber des Landes gelten im Übrigen weder § 4a Bundes-EGovG n.F. noch die E-Rechnungs-VO. Hier haben die Länder nach Art. 11 der E-Rechnungslinie noch bis zum 27. November 2018 bzw. bis zum 18. April 2019 Zeit zur Umsetzung der europäischen Vorgaben in entsprechende Landesgesetze. Soweit ersichtlich, ist dies bisher nur in Bayern (durch Art. 5 Abs. 2 BayEGovG) erfolgt. Allerdings wird dort nur die Pflicht der Landesauftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen festgelegt und auch nur für oberschwellige Vergaben.

Zusammenfassend ist Unternehmen, die sich an öffentlichen Aufträgen des Bundes beteiligen wollen, zu empfehlen, rechtzeitig eine entsprechende technische Lösung zur Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.