Eintragung in das Transparenzregister bis 1. Oktober 2017 – Aktueller Handlungsbedarf für GmbHs –

28.09.2017

Über die Anforderungen des Transparenzregisters hatten wir bereits berichtet. Nun wird es ernst. Was ist bei einer GmbH zu tun? Wer muss sich bis zum 1. Oktober 2017 registrieren und was muss mitgeteilt werden?

Auch eine Kapitalgesellschaft ist grundsätzlich zu ihren „wirtschaftlichen Berechtigten“ mitteilungspflichtig.

Sind an einer GmbH ausschließlich natürliche Personen beteiligt, ist für jede dieser Personen zu prüfen, ob sie mehr als 25% der Kapitalanteile hält, mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt. Die wirtschaftlich Berechtigten sind gegenüber den gesetzlichen Vertretern auskunftspflichtig.

Sind an einer GmbH nicht ausschließlich natürliche Personen beteiligt, muss der gesetzliche Vertreter prüfen, ob eine mittelbare Beteiligung vorliegt. Diese liegt vor, wenn eine natürliche Person auf der zweiten oder einer höheren Ebene einen beherrschenden Einfluss hat, wobei hier aber auf die Kontrolle im Sinne der Konzernrechnungslegung abgestellt wird, so dass es auf eine Mehrheit (mehr als 50%) von Kapital- oder Stimmrechtsanteilen ankommt.

Wenn nach ausführlicher Prüfung durch den Geschäftsführer keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt worden ist, gilt der gesetzliche Vertreter als (fiktiver) wirtschaftlich Berechtigter.

Anzugeben sind:

Vor- und Nachname
Geburtsdatum
Wohnort und
Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Die Mitteilungspflicht gilt als erfüllt, wenn sich die notwendigen Informationen aus elektronisch abrufbaren Registern (z. B. Handelsregister) ergeben.

Damit würde sich grundsätzlich die im Handelsregister elektronisch abrufbare Gesellschafterliste eignen, um eine gesonderte Meldung im Transparenzregister zu vermeiden. Hier ist zu beachten, dass der Geschäftsführer dafür sorgen muss, die Gesellschafterliste aktuell zu halten. Im Übrigen entsprechen die meisten Gesellschafterlisten noch nicht den Regelungen im neuen § 40 Abs. 1 GmbHG. Folgende Angaben sind künftig zusätzlich in die Gesellschafterliste aufzunehmen:

Angabe der prozentualen Beteiligung
Firma, Satzungssitz, zuständiges Register und Registernummer, wenn Gesellschaften Gesellschafter der GmbH sind
Bei nicht im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften, die Gesellschafter einer GmbH sind, sind deren jeweilige Gesellschafter unter einer zusammenfassenden Bezeichnung mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort einzutragen.

Die neuen Anforderungen an die Gesellschafterliste finden aufgrund von Übergangsvorschriften zum GmbHG auf GmbHs, die am 26. Juni 2017 im Handelsregister eingetragen waren, mit der Maßgabe Anwendung, dass die geänderten Anforderungen an den Inhalt der Gesellschafterliste erst dann zu beachten sind, wenn aufgrund einer Veränderung eine neue Gesellschafterliste einzureichen ist.

Allerdings ist zu beachten, dass die „alten“ Gesellschafterlisten nicht den Anforderungen des Transparenzregisters entsprechen und empfehlen daher eine Aktualisierung der Gesellschafterlisten.