Schon seit Jahren forcieren EU und Bundesregierung die digitale Transformation von Prozessen in Wirtschaft und Verwaltung, in Deutschland u. a. auf Basis des Programms Digitale Verwaltung 2020. In diesem Zusammenhang verspricht auch der Ersatz der Papierrechnung durch die elektronische Rechnung deutliche Effizienzvorteile und eine weitere Liberalisierung des europäischen Marktes. Hierzu wurden sowohl auf EU- als auch auf nationaler Ebene verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen geschaffen; eine wichtige Neuerung stellen hierbei die geplanten Änderungen der E-Government-Gesetze des Bundes und der Länder dar.
In einem ersten Schritt wurde schon vor Jahren die elektronische Rechnung hinsichtlich ihrer steuerlichen Wirkungen mit der Papierrechnung weitestgehend gleichgestellt. Eine elektronische Rechnung wurde hierbei definiert als „…eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird…“ (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG in Umsetzung von Richtlinie 2006/112/EG vom 28.11.2006, geändert durch Richtlinie 2010/45/EU vom 13.7.2010). Besondere Anforderungen an das Format werden, soweit die übrigen Anforderungen an eine Rechnung erfüllt werden, nicht gestellt; eine pdf-Datei reicht aus.
Allerdings erfüllen die so normierten elektronischen Rechnungen noch nicht alle strategischen Ziele. Die Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2014 (sog. E-Rechnungsrichtlinie) der EU soll daher die weitere Vereinheitlichung der Rechnungsstellung und Verbreitung im europäischen Wirtschaftsverkehr bewirken. Insbesondere mangelnde Interoperabilität schränkte bisher die Zusammenarbeit unter den Mitgliedsstaaten stark ein. Die Richtlinie enthält umfassende Verpflichtungen aller öffentlichen Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Enger als unter den steuerrechtlichen Regelungen muss eine elektronische Rechnung in diesem Sinne bestimmte Formatvorgaben erfüllen. Diese werden durch das Europäische Komitee für Normung (CEN) als europäische Norm festgelegt, die bis zum 27.5.2017 veröffentlicht werden soll.
Durch den nunmehr durch die Bundesregierung am 12.10.2016 vorgelegten Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des E-Government-Gesetzes des Bundes (E-Rechnungsgesetz) soll die rechtliche Grundlage zur Umsetzung dieser Richtlinie für öffentliche Auftraggeber des Bundes geschaffen werden. Das E-Rechnungsgesetz geht über die E-Rechnungsrichtlinie der EU hinaus und findet auf alle öffentlichen Aufträge Anwendung, d. h. auch für solche mit einem Wert unterhalb der Schwellenwerte des § 106 GWB i. V. m. den jeweiligen EU-Richtlinien. Die Bundesregierung erhofft sich hierdurch ein deutliches Einsparpotential für die Verwaltung, welches sich durch die Optimierung des Rechnungsworkflows realisieren lässt.
Bis zum 27.11.2018 müssen danach die organisatorischen und technischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden, elektronische Rechnungen im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen automatisch und elektronisch empfangen und verarbeiten zu können. Lediglich sog. subzentrale Auftraggeber, d. h. solche, die keine obersten Bundesbehörden sind, sowie Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber haben bis zum 27.11.2019 Zeit.
Eine Rechnung ist dabei elektronisch, wenn
- sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
- das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
Anders als unter den steuerrechtlichen Regelungen genügt also eine pdf-Datei diesen Anforderungen nicht. Nähere Vorgaben sollen durch Rechtsverordnung erfolgen.
Die Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie für Auftraggeber des Landes muss durch Landesgesetze geregelt werden. Soweit ersichtlich, ist dies bisher lediglich in Bayern durch Art. 5 Abs. 2 BayEGovG erfolgt, allerdings nur für oberschwellige öffentliche Aufträge. Sachsen wird diesem Beispiel wohl bald folgen.
Die Regelungen zur „neuen“ elektronischen Rechnung sind nicht nur für öffentliche Auftraggeber relevant. Wie in der E-Rechnungsrichtlinie vorgesehen (Erwägungsgrund Nr. 35), enthält das E-Rechnungsgesetz auch eine Verordnungsermächtigung der Bundesregierung, mit der öffentlichen Auftraggebern, Sektorenauftraggebern und Konzessionsgebern gestattet werden kann, in Ausschreibungsbedingungen die obligatorische Erteilung elektronischer Rechnungen im vorgenannten strukturierten elektronischen Format vorzusehen.
Wir werden Sie bezüglich der Rechtsentwicklung weiterhin informieren. Der Arbeitsstatus des Technischen Gremiums zur E-Rechnung (CEN/TC 434) kann auf der Seite des Europäischen Komitees für Normung eingesehen werden.
Ihre Ansprechpartner:
Dierk Schlosshan, Rechtsanwalt
Anja Richter, Steuerberaterin
